Несмотря на то, что закон о регулировании правил ведения кадрового документооборота в электронном виде был принят два года назад, многие компании все еще продолжают использовать бумажные документы. Давайте выясним, почему процесс внедрения КЭДО затягивается, и какие шаги могут быть предприняты компаниями, чтобы минимизировать возможные препятствия при переходе на электронную систему документооборота.
КЭДО, или кадровый электронный документооборот, представляет собой процесс создания, подписания, использования и хранения документов в электронном формате, исключая использование бумажных копий.
Благодаря КЭДО кадровые службы могут уменьшить использование бумажной документации, ускорить процессы подписания кадровых документов, организовать более эффективное хранение документации, а также позволить удаленным сотрудникам подписывать документы без необходимости посещения офиса. Но есть один нюанс - не все формы документов можно сформировать в электронном варианте.
Почему кадровый электронный документооборот до сих пор не популярен?
Во-первых, переход на КЭДО не является обязательным. Компания вправе решать, внедрять или нет данную систему. Во-вторых, отсутствие возможности формировать абсолютно все документы - как было сказано ранее, еще не все формы документов есть в КЭДО. Кроме этого, согласно законодательства, сотрудники могут отказаться от перехода. Многих пугают новые технологии, и, исходя из этого, компании приходится оставаться на бумажных вариантах документов. И самая популярная причина, конечно же, - затраты на переход. Внедрение системы требует денежных средств и времени сотрудников.
Для успешного запуска кадрового электронного документооборота критически важно начать с систематизации бизнес-процессов и кадровой документации. Будьте открыты новым технологиям!
